Fund Channel : avec le numérique, les RH deviennent un réel support au management

Pouvez-vous brièvement nous présenter Fund Channel?

Fund Channel est un acteur incontournable de l’industrie des fonds au Luxembourg et à l’international. Notre plateforme B-to-B, qui supporte la distribution de fonds à l’échelle internationale, est aujourd’hui l’une des plus importantes au monde. Nous accompagnons une large diversité de clients, comme des distributeurs de fonds institutionnels, des gestionnaires, des banques privées ou encore des acteurs de l’assurance-vie, établis dans quatorze pays différents. Si tout notre développement est aujourd’hui piloté depuis Luxembourg, il s’appuie aussi sur des entités en Suisse, en Italie ou encore à Singapour, avec la volonté de soutenir aussi bien des acteurs locaux de l’industrie des fonds que des distributeurs internationaux. Aujourd’hui, Fund Channel compte 70 collaborateurs.

En tant que responsable RH, quels sont vos principaux défis au regard du développement de Fund Channel?

Je suis arrivée au sein de la structure en 2011. A l’époque, l’administration des ressources humaines s’effectuait encore au départ de tableurs Excel et nécessitait le recours à beaucoup de papier. Les demandes du personnel, quelle que soit leur nature, s’effectuaient par e-mail. Cette organisation m’est directement apparue peu efficiente et très chronophage pour les responsables des ressources humaines comme les managers. Un des premiers chantiers a été de fluidifier les processus en s’appuyant sur les outils technologiques disponibles à l’époque. Rapidement, il nous est apparu indispensable de mettre en œuvre un système d’information RH (HRIS).

En quoi le numérique est-il un allié des gestionnaires des ressources humaines?

Un des premiers défis auxquels nous sommes confrontés, quand une structure se développe, réside dans le suivi des informations, des demandes. A partir d’un moment, l’administration des ressources humaines ne parvient plus à suivre. Il faut donc parvenir à fluidifier les processus, à se passer du papier, à éliminer des étapes de validation superflues. Avec un système d’information adapté, comme la solution Gesper de Microtis pour laquelle nous avons opté, l’ensemble des données sont rassemblées à un même endroit et il devient aisé d’en gérer les accès. Chaque collaborateur est responsable de la mise à jour des informations le concernant et peut y accéder directement au moyen d’un portail RH. Par ailleurs, on peut facilement établir des processus de validation pour diverses demandes, en définissant des rôles entre les managers et les gestionnaires RH. Par exemple, un collaborateur pourra introduire une demande de congé directement dans le système et le manager, une fois notifié, sera invité à la valider ou non. Le responsable RH n’a par exemple plus à intervenir dans ce processus. La comptabilisation des jours restants se fait automatiquement.

Quels sont les bénéfices directs de la digitalisation des processus liés à la gestion des ressources humaines?

Avant tout, le traitement des demandes est beaucoup plus rapide. Cela contribue grandement à la satisfaction des collaborateurs. Au niveau de l’équipe RH, qui compte deux personnes, nous disposons de plus de temps pour mener des projets et prodiguer un conseil en lien avec la stratégie de l’entreprise. La crise que nous avons traversée, avec la propagation du coronavirus, a permis de mettre en évidence toute l’importance de disposer d’un tel système de gestion de l’information RH.

Comment les outils numériques ont-ils facilité la gestion de la crise?

D’abord en permettant un accès sécurisé aux données à distance. Les processus étant en place, comme ceux liés aux demandes de congés, il a été plus facile de s’adapter et d’effectuer un suivi, même si les collaborateurs n’étaient plus sur site. L’autre grand avantage d’un outil comme Gesper, c’est qu’il s’adapte avec l’évolution des réglementations et du code du travail. L’outil permet de rapidement intégrer les changement réglementaires et d’évaluer leur impact. Un tel outil, en outre, permet de faire remonter des indicateurs et d’établir des tableaux de bord qui facilitent le suivi des équipes.

En quoi la crise traversée pourrait-elle changer les pratiques au sein de votre organisation?

Comme tout le monde, nous avons dû nous adapter. Suite à la mise en œuvre du télétravail, nous avons pu en apprécier les aspects positifs et négatifs et tirer certaines leçons. Notre volonté est d’essayer de proposer aux collaborateurs qui le souhaitent de continuer à pouvoir télétravailler, en tenant évidemment compte des impacts fiscaux qui peuvent en découler et des règles en vigueur au niveau de la sécurité sociale. Il ne faut pas oublier que nous évoluons dans un secteur régulé. Les outils informatiques que nous utilisons, par exemple, vont nous aider à nous adapter, en permettant à chaque collaborateur de facilement demander à pouvoir prester une journée en télétravail. On pourra plus aisément assurer le suivi des collaborateurs en tenant compte des enjeux fiscaux et sociaux inhérents à la pratique. Ces outils vont aussi faciliter la mise en œuvre d’un système de gestion du temps, comme nous y oblige la réglementation européenne.

Comment la fonction RH a-t-elle évolué ces dernières années au niveau de Fund Channel?

Le temps gagné au niveau de l’administration permet aux RH de se positionner au service d’enjeux stratégiques pour le développement de l’activité, comme le recrutement, l’intégration des nouveaux venus, la formation et l’évolution des compétences, l’employabilité des collaborateurs, l’évolution de l’organisation pour plus d’efficience et un meilleur épanouissement de chacun. Notre rôle est de définir de nouveaux projets, mais aussi d’être en mesure d’en démontrer la pertinence, en rendant compte des évolutions et des gains de performance obtenus à travers des indicateurs. En ce sens, nous sommes un vrai support au management, en établissant des rapports utiles au pilotage de l’entreprise et pouvant contribuer à l’amélioration de l’organisation.