HROne - 12 décembre 2013 - PDJ HR One Décembre : L'importance des évaluations dans la gestion de car

Speakers :

• Guy Tescher, Administrateur Délégué, Microtis
• Michaël Sanchez, Gestionnaire des Ressources Humaines, Casino 2000
• David Brandt, Head of Human Resources Luxembourg, Swiss Life 

Lieu : Nouvel établissement Namur, 2 rue de Bitbourg. L-2011 Luxembourg - Parking gratuit à l'arrière du bâtiment

Source :

http://www.greenworks.lu/event/pdj-hr-one-decembre-l-importance-des-evaluations-dans-la-gestion-de-carriere

La gestion des évaluations

Le dernier petit déjeuner HR One de l’année s’est ouvert sur la présentation de Monsieur Guy Tescher, Administrateur Délégué de Microtis. Editeur de logiciels luxembourgeois, Microtis est spécialisé en service dédié aux RH uniquement. Il y a deux ans, Microtis a créé un outil d’évaluation et de découverte des talents. Les évaluations servent notamment, d’après Monsieur Tescher, à détecter et promouvoir les talents. En effet, connaitre les compétences réunies dans la société permet de faire évoluer les équipes et de proposer des objectifs et des formations adaptées. Enfin, les évaluations permettent la détection des talents des salariés à risque quand c’est le cas.

Mise en place du processus d’évaluation

Monsieur Tescher a avant tout rappelé que pour une mise en place efficace du processus d’évaluation, une organisation spécifique et claire pour chaque entreprise est nécessaire. Il est donc essentiel d’organiser les éléments et critères par métier puisque certaines compétences peuvent être spécifiquement recherchées. Certaines sociétés font de l’évaluation en fin d’année, d’autres durant l’année entière. Les salariés peuvent être évalués par une ou plusieurs personnes, il faut simplement définir au préalable qui évaluera qui.
En tant que Responsable RH, la première chose à faire est de définir des catégories afin de structurer les compétences dans une catégorie qui correspond à un métier dans l’entreprise.  Suite à cela, les critères d’évaluation doivent être regroupés et il est essentiel de définir leur échelle et leur importance. Ces étapes de base passées, un catalogue d’objectif communs doit être réalisé. Il sera mis à disposition et lors de la définition des questions de l’évaluation, il sera possible de piocher dans les options du catalogue.

Comment faire fonctionner tous les intervenants d’une évaluation ?

Microtis a avant tout pensé à un fonctionnement linéaire du processus. Mais aujourd’hui, dans les entreprises, les systèmes ressemblent plus à une pelotte de laine bien emmêlée. Pour démêler cela, il faut avant tout structurer les rôles.
Dans un premier temps, les collègues apportent le feed back nécessaire au salarié. Ensuite, le Supervisor contrôle le processus d’évaluation et enfin le conseiller est un commentateur qui s’assure de l‘intégrité de l’évaluateur.
L’évalué devra s’auto évaluer dans certaines sociétés, ce qui sera suivi par un entretien sur ses compétences, ses objectifs… Le DRH peut être parfois sollicité par l’évalué, généralement en cas de soucis. Le rôle de l’évaluateur est de s’occuper de l’entretien en lui même, le commenter et fixer des objectifs spécifiques en fonction du potentiel identifié. Le rôle des RH est donc la structuration des critères, la sélection des évaluateurs, la saison des évaluations et l’application des délais afin de clôturer la saison accordée. M. Tescher a reconnu que cette tâche peut s’avérer complexe. Suite à cela, le responsable RH pourra identifier les talents grâce à la grille établie et ainsi gérer l’impact sur les bonus, les rémunérations et les promotions.

Monsieur Tescher a donné à l’audience quelques conseils pour la mise en place d’un nouvel outil :

• Oubliez le papier
• Informez vos employés sur le système utilisé, et formez les 
• Ayez une bonne vue de la structure, des compétences et des métiers
• Créez le catalogue d’objectifs
• N’oubliez pas que l’outil doit pouvoir être disponible en plusieurs langues
• Assurez de la confidentialité des informations utilisées au cœur du process
• Choisissez bien vos évaluateurs

Il a aussi rappelé d’éviter :

• de laisser les évaluateurs trainer pendant leurs évaluations
• de laisser se développer des conflits évaluateurs/évalués
• d’oublier la gestion du changement. Si vous mettez un nouvel outil en place, a souligné Monsieur Tescher, les gens auront besoin d’informations et vous devez anticiper ces besoins.

Monsieur Tescher est enfin revenu sur la différentiation entre le responsable RH et l’évaluateur. Pour lui, le responsable RH ne connaît pas toujours le détail du métier de chaque employé, or il est crucial que l’évaluateur connaisse bien le métier des employés soumis à l’évaluation.

Monsieur Tescher a, par la suite, laissé la parole à Michaël Sanchez, Gestionnaire des RH du Casino 2000. Celui ci a proposé à l’audience un retour d’expérience sur la mise en œuvre de Gesper Evaluation de Microtis dans leur process. Le Casino 2000 regroupe 2 sociétés autour du jeu, de l’événementiel et de la restauration. 2040 collaborateurs sont aujourd’hui répartis sur 2 à 5 niveaux hiérarchiques à travers des métiers très diversifiés (60 fonctions différentes).

Retour d’expérience du Casino 2000

Jusqu’en 2011, les évaluations étaient gérées à travers un fichier Excel unique pour chaque collaborateur combiné avec quelques macros contenant un nombre de critères identique pour tous. Ce processus engendrait des fichiers très lourds pour le serveur, et ne garantissait pas leur unité. Ayant aussi rencontré des problèmes de confidentialité et des grilles d’évaluations peu flexibles, le Casino 2000 a décidé de changer de système. Avec cette fois pour objectif de disposer de grilles d’évaluation adaptées et représentatives pour chaque métier tout en centralisant les données à travers un programme flexible qui permet de gérer facilement et rapidement les évaluations de tous leurs collaborateurs. Les conditions que Monsieur Sanchez avait donc imposées à Microtis étaient les suivantes :

• Utilisation de leur base de données existante
• Application de type Web
• Conservation d’une large autonomie pour les changements à intégrer et permettant de gérer le nombre variable d’évaluateur pour un collaborateur (de 1 à 10)
• Pas d’auto-évaluation

La façon de fonctionner en terme d’évaluation du Casino 2000 est aujourd’hui basée sur 2 aspects :

• les compétences sociales avec l’Image Modèle
• les compétences professionnelles avec la fiche de poste

L’image Modèle regroupe 24 critères, tels un charte, avec des coefficients plus ou moins importants selon la fonction. La fiche de poste contient quant à elle 6 à 40 critères selon le métier et des coefficients identiques pour tous les collaborateurs.

Gesper Evaluation regroupe pour le Casino 2000 3 volets : 

• administration réservée à l’équipe RH
• évaluation pour la création et les modifications de cette dernière
• statistiques pour la visibilité synthétique des résultats

Les rôles de chacun, prédéfinis, donnent ainsi différent accès.

Pour la préparation, un gros travail d’organisation a été mis en place. Le Casino a décidé de définir la saison d’évaluation à l’année entière en, fonction de la date d’entr&