Microtis : l’automatisation des opérations de paie pour créer plus de valeur

Ils peuvent alors consacrer plus de temps aux réponses individuelles à apporter à chaque employé. 

Dans une économie de services comme celle du Luxembourg, c’est en investissant dans l’humain que chaque organisation peut renforcer sa compétitivité. L’attractivité et la rétention des talents passent évidemment par des compensations salariales adaptées, mais aussi par une gestion de la paie efficiente. Le calcul des salaires et les opérations associées à leur paiement sont cruciaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise et la satisfaction des collaborateurs. Or, dans une entreprise comptant plusieurs centaines d’employés, il n’est pas rare qu’entre le calcul des salaires, l’impression des fiches de paie, leur mise sous pli et leur envoi, ces opérations occupent des responsables RH jusqu’à plusieurs jours par mois. 

Digitaliser la gestion de la paie pour une qualité accrue

Grâce aux outils digitaux, la gestion de la paie peut désormais être largement automatisée. Un logiciel RH permet aujourd’hui aux gestionnaires des ressources humaines de gagner beaucoup de temps. L’automatisation garantit aussi un suivi des salaires de meilleure qualité, et ce dès l’établissement de la première fiche de rémunération. 

Avec un accès à une interface digitale, un nouvel employé peut directement fournir les données utiles à l’établissement de sa fiche de paie : nom, prénom, adresse, données fiscales et sociales. Le fait que l’employé renseigne directement ces informations dans le système de calcul des salaires permet de réduire le risque d’erreur à l’encodage. Le responsable RH, lui, n’a plus qu’à vérifier les informations fournies. Le principe du double contrôle, à quatre yeux, permet de garantir la qualité des données. 

Le calcul de la paie se fait automatiquement

A partir de ces informations, il est dès lors possible de mettre en place un calcul standard automatisé des fiches de paie. Tous les mois, un logiciel RH comme Gesper de Microtis établit les fiches de paie, en tenant compte du brut accordé à l’employé ainsi que des divers avantages. Les informations ont été encodées une seule fois. En fonction de l’organisation et des règles contractuelles établies, le logiciel génère mensuellement et automatiquement les fiches de paie. 

Tenir compte de tous les paramètres

Une solution informatique RH performante pourra être interfacée avec d’autres systèmes, pour récupérer les pointages et comptabiliser directement les heures supplémentaires réalisées. Ces heures, selon qu’elles doivent être payées ou récupérées, qu’elles aient été effectuées en journée, de nuit, durant le week-end ou pendant un jour férié, seront directement prises en considération au moment du calcul mensuel de la paie. Les maladies, les congés, les jours de chômage dus aux intempéries, entre autres facteurs, peuvent eux aussi être pris en compte lors de l’établissement de la fiche de paie. Le logiciel peut encore intégrer les règles établies dans une convention collective, comme l’évolution barémique des salaires tout au long d’une carrière. 

Intégrer les changements légaux, fiscaux, sociaux

Surtout, alors que des changements fiscaux, sociaux ou légaux peuvent intervenir, le logiciel permet de les prendre en considération automatiquement pour peu que l’éditeur propose des mises à jour régulières tenant compte de ces adaptations. 

Rendre la fiche de paie plus directement disponible

La digitalisation de la gestion de la paie, au-delà de l’intégration automatique des données et du calcul du salaire, s’étend jusqu’à l’envoi de la fiche de paie et au reporting vers les administrations sociale et fiscale. Une fois établie, la fiche de paie peut être directement mise à disposition de l’employé à travers une interface personnelle et sécurisée. Il n’est désormais plus nécessaire d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et d’envoyer chaque fiche individuellement. Un clic suffit. Pour les responsables RH, cela représente un gain de temps considérable. L’employé, lui, accède à l’information utile à tout moment et à l’historique de sa paie en un seul endroit. 

Un logiciel RH performant facilite par ailleurs la communication avec l’administration fiscale et le Centre commun de la sécurité sociale. Une solution digitale va calculer directement les montants dus par l’employeur à l’administration et générer les déclarations à effectuer. Le module de gestion de paie de Gesper, par exemple, peut être directement interfacé avec le Centre commun de la sécurité sociale. La communication est beaucoup plus fluide. L’automatisation, en outre, permet d’éviter les erreurs. 

Mieux répondre aux attentes individuelles

L’automatisation de la gestion de la paie permet aux responsables RH de gagner beaucoup de temps. L’enjeu n’est pas négligeable. Libérés de ces fonctions opérationnelles, les gestionnaires des ressources humaines peuvent mieux répondre aux demandes individuelles des collaborateurs. Le temps épargné peut leur permettre de mieux explorer les moyens d’optimiser la situation de chacun selon les avantages qui peuvent être accordés et de garantir une gestion plus efficiente de la masse salariale. C’est en étant au plus près des attentes individuelles et mieux alignés sur les enjeux stratégiques définis par l’entreprise que les gestionnaires des ressources humaines parviendront à relever le défi du recrutement des bons talents et à assurer la plus grande satisfaction de chacun des employés. 

Evelyne Sancho
HR Management Consultant - Microtis