Microtis : plus de visibilité sur les congés de la part des RH !

En cette période estivale, il est intéressant de se pencher sur la gestion des congés et des absences par les responsables des ressources humaines. Pour la plupart des entreprises, l’enjeu réside dans l’amélioration de la planification des absences, pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise tout au long de l’année, tout en permettant à chacun de profiter pleinement de l’ensemble des congés auxquels il a droit. « En la matière, le digital permet un meilleur partage de l’information. Il apporte plus de transparence, explique Evelyne Sancho, HRIS Senior Consultant au sein de Microtis. Il offre aussi la possibilité de largement automatiser le processus de validation des demandes de congés, pour de réels gains d’efficacité. » 

La gestion des congés et des absences exige une réelle rigueur. En outre, les responsables RH peuvent perdre beaucoup de temps à rechercher l’information et s’assurer de calculer le plus justement possible les soldes de congés afin de répondre à des requêtes de salariés. La mise en œuvre d’un portail RH digital, dont nous évoquions les avantages dans un précédent article, permet notamment un meilleur partage de l’information à l’échelle de l’entreprise et des équipes, entre les employés, les managers et les responsables RH. Dans la gestion des congés et la planification des ressources, l’organisation peut être grandement améliorée en utilisant les bons outils informatiques. 

La gestion améliorée des demandes de congés

Les solutions digitales RH permettent notamment de fluidifier certains processus, dont la validation des congés. Selon les règles de l’entreprise, les salariés sont régulièrement invités à poser leurs congés pour des périodes déterminées. Dans une optique de digitalisation des processus RH, cette démarche peut être effectuée via un portail auquel le salarié se connecte. L’information peut de cette manière être facilement centralisée et partagée. « Le manager peut avoir directement accès à l’ensemble des demandes. Disposant d’une meilleure vue sur les plannings, considérant les souhaits de chaque membre d’une équipe, il peut aisément valider chaque demande et mieux organiser le travail pendant les périodes de vacances et tout au long de l’année », explique Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis. 

Responsabiliser les collaborateurs 

A l’aube d’une période estivale, au moment où le flux de demandes est plus important, un logiciel RH efficace permet de tracer chaque demande et chaque validation. « Plus aucune demande de congé ne se perd. On limite considérablement les risques d’erreur», précise Evelyne Sancho. L’information peut être partagée au sein d’une équipe, afin de responsabiliser chaque membre quand il pose ses congés. « Un collaborateur peut considérer les souhaits de ses collègues avant de faire une demande. L’outil permet de faciliter les échanges et offre une meilleure coordination des congés en vue de satisfaire chacun et de garantir la continuité de l’activité », poursuit Christel Marguillard. 

Vers une planification optimisée

Le manager, lui, dispose d’une meilleure vue sur les présences et les absences, mais aussi sur les soldes de congés de chaque employé à un moment donné. « Un bon outil lui permet de calculer automatiquement le solde de congés de chaque employé, d’une équipe ou de l’ensemble de l’entreprise à un moment donné. Il peut établir automatiquement un planning des absences et anticiper les projets à venir. Il sait en permanence sur quelles ressources il pourra compter sur une période donnée. Il peut aussi indiquer à ses employés les meilleurs moments pour poser leurs congés restants, précise Evelyne Sancho. On peut de cette manière éviter des situations délicates, avec des salariés auxquels il reste 20 jours de congés à prendre à l’entame du mois de décembre. »

Une meilleure planification des congés à travers un outil digital offre d’autres bénéfices. L’ensemble des congés peuvent être intégrés au niveau d’une gestion digitalisée, en ce compris les congés parentaux et de maternité. La récupération d’éventuels fériés, comme ce fut le cas cette année avec la fête nationale luxembourgeoise tombant un samedi, peut être prise en compte dans le calcul. « Du côté du département finance, le calcul de provision pour congés payés est facilité. Beaucoup d’entreprises doivent évaluer l'indemnité qui correspond aux droits à congés acquis par les salariés, mais non encore utilisés, dans un contexte de gestion des risques. Très rapidement, avec les bons outils, le département finance peut obtenir l’information », poursuit Evelyne Sancho.  

Découvrez comment Microtis peut vous accompagner dans la digitalisation de la fonction RH.