Microtis : réussir l’évaluation du personnel: les bonnes pratiques

L’exercice d’évaluation du personnel n’est pas toujours bien appréhendé au niveau des entreprises. Néanmoins essentiel, il participe au développement des entreprises et de ses employés. «Cette pratique RH permet de faire un bilan sur les compétences professionnelles et l’état d’esprit des employés ainsi que de fixer à chacun de nouveaux objectifs en lien avec ceux que poursuit l’entreprise», assure Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis.

Un outil à ne pas négliger

Toutefois, si l’on en croit de récentes enquêtes, près d’une entreprise sur deux estime que son processus de gestion de la performance est «inefficace». La période d’évaluation est en outre souvent vécue comme une source de stress pour les employés, les managers et les RH. «Or, elle devrait idéalement être considérée comme une opportunité. Au-delà de la mesure des résultats individuels, dont peut dépendre l’octroi d’une récompense ou d’un bonus, l’évaluation doit s’envisager comme un espace d’échange. Elle doit permettre d’identifier des axes d’amélioration et de développement et offrir la possibilité aux employés d’exprimer leurs souhaits d’évolution et leurs besoins en formation. Pour l’entreprise, l’évaluation permet d’assurer le suivi des compétences et constitue une occasion de rappeler les valeurs et de consolider l’adhésion de chacun aux objectifs globaux poursuivis».

Il appartient donc au responsable RH, très impliqué dans ce processus, de bien le préparer. Cela exige notamment un important temps de préparation pour définir les objectifs, établir une grille d’évaluation objective, équitable et constituée de critères SMART: spécifiques, mesurables, atteignables et définis dans le temps.

Appliquer les bonnes pratiques

Diverses méthodes d’évaluation peuvent être envisagées au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, c’est cependant le recours à l’auto-évaluation qui est le plus courant. « Le manager et l’employé sont invités à remplir le formulaire d’évaluation chacun de leur côté pour ensuite avoir une discussion autour des résultats», commente Christel Marguillard. «La pratique permet à l’employé de prendre du recul et de porter un regard critique sur son travail. Elle offre la possibilité d’un échange ouvert, avec pour objectif que le manager et l’employé s’accordent sur un document commun».

En matière d’évaluation, quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre?  «L’évaluation doit être effectuée régulièrement et porter à la fois sur des éléments globaux, en lien avec les objectifs de l’entreprise, et d’autres spécifiques à chaque employé», recommande Christel Marguillard. «Elle doit s’envisager dans une approche positive, avec la volonté de donner un feedback constructif sur le travail effectué, l’attitude et le comportement de l’employé. Au terme du processus, il est aussi important que l’employé signe son évaluation, sans quoi cette démarche n’a aucune valeur».

Le rôle des RH est avant tout d’expliquer les enjeux de l’évaluation, d’arbitrer les litiges, de tenter d’harmoniser les appréciations. C’est aussi le responsable RH qui devra coordonner la saison d’évaluation, tirer des analyses, assurer le suivi des formations et établir des rapports destinés à la direction.

 S’appuyer sur les outils numériques

«Pour soutenir les RH et l’ensemble du processus, les outils numériques de gestion des évaluations, à l’instar de Gesper Evaluation de Microtis, sont des alliés importants», poursuit l’expert. «Ils permettent d’organiser l’évaluation, d’établir et de paramétrer les formulaires en fonction des besoins mais aussi de mettre à disposition des évaluateurs et évalués toutes les données utiles que l’on peut récupérer dans le système d’information RH comme la date d’entrée, la fonction, le taux d’occupation, le package salarial ou encore les absences».

Un outil de gestion des évaluations permet en outre d’automatiser un certain nombre de choses, comme l’établissement et la distribution des formulaires d’auto-évaluation, l’envoi de rappels, le suivi des besoins en formation ou de l’évolution des compétences. «On peut dès lors limiter considérablement les interventions manuelles. Le RH peut se concentrer sur la supervision et la gestion des résultats», explique Christel Marguillard. «Le processus peut s’envisager sans recourir au papier. Le salarié et le manager accèdent au formulaire en ligne, où qu’ils soient, et peuvent même signer en ligne. Alors que les employés travaillent de plus en plus à distance, un tel outil facilite et supporte les échanges et permet à chacun d’accéder facilement à ses données et à son historique d’évaluation».

Obtenir une information stratégique

Un outil de gestion des évaluations facilite grandement la production de rapports et permet d’effectuer des analyses consolidées. Il devient aisé de comparer l’auto-évaluation de l’employé et l’évaluation du manager mais aussi de comparer les évaluations entre elles ou encore de rendre compte de l’évolution des performances d’un employé. «Ces données pourront être très utiles à la direction. Elles permettent de rendre compte de l’expertise et des talents présents dans l’entreprise mais aussi de l’engagement des collaborateurs», conclut Christel Marguillard. L’évaluation, en s’appuyant sur le numérique, aide les RH à se positionner comme un partenaire stratégique au cœur de l’entreprise.