Pronewtech & Microtis : GDPR : des outils adaptés pour gérer la donnée RH
Pour les gestionnaires des ressources humaines aussi, GDPR est un enjeu de taille. Comment appréhender le cycle de vie des données personnelles des collaborateurs ? Avec ProNewTech, Microtis fait évoluer ses outils pour aider la fonction RH à gérer la donnée en conformité avec le nouveau cadre légal.
Les données personnelles sont au cœur même de la gestion des ressources humaines. Que ce soit dans le cadre du recrutement ou du déroulement de la carrière, «gérer l’humain implique forcément de manipuler de la donnée personnelle », constate Roland Streber, CEO de ProNewTech, société qui conseille les organisations vis-à-vis de ces enjeux et qui les aide à adapter leurs processus et systèmes.
GDPR et la fonction RH
Sur ce front, la date du 25 mai 2018 a marqué une étape importante, avec l’entrée en vigueur du fameux Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (GDPR). Dorénavant, « Chaque entreprise doit établir un registre de l’ensemble des traitements des données personnelles qu’elle effectue. Il faut documenter chaque traitement, en précisant notamment sa finalité. Les ressources humaines ne sont pas exemptes de ces obligations », poursuit Roland Streber.
Au delà de ses conséquences juridiques , le GDPR impose donc que les entreprises adaptent leurs systèmes d’information et les processus de traitement. Pour les responsables RH amenés à manipuler des données personnelles en permanence, il est plus que jamais capital de pouvoir s’appuyer sur des outils efficients, qui garantissent le respect du cadre légal et la sécurité du stockage et du traitement de l’information, sans entraver sa circulation et son accessibilité pour les personnes autorisées.
GDPR by design
En tant qu’expert de la digitalisation de la fonction RH, Microtis a bien entendu anticipé ces changements afin de rendre ses solutions GDPR by design, c’est à dire en intégrant toutes les exigences du nouveau règlement dans l’architecture même du logiciel. « La suite Gesper intègre désormais un GDPR Dashboard, offrant aux utilisateurs les moyens de mieux appréhender le cycle de vie de la donnée dans l’entreprise », explique Pascal Robert, CEO de Microtis. « Le responsable des ressources humaines peut désormais définir quelles données seront conservées ou pas et combien de temps, dans une logique de minimisation de l’information traitée», complète Roland Streber.
Mieux gérer le cycle de vie de la donnée
Cette question de la durée de vie de l’information est centrale dans la philosophie du GDPR. La donnée doit être supprimée une fois que son traitement ne se justifie plus, en ayant conscience que certaines législations obligent les entreprises à en conserver certaines pendant une période définie. Les services RH qui manipulent parfois des centaines de catégories d’informations personnelles doivent absolument s’équiper d’outils adaptés. « Il faut pouvoir automatiser la gestion de l’information. Pour chaque champ de données, une durée de conservation peut par exemple être définie. Pour mieux appréhender cette complexité, il est ensuite possible de mettre en place des processus automatisés de suppression ou d’anonymisation une fois qu’il n’y a plus lieu de conserver la donnée », poursuit Pascal Robert.
Une base de données centralisée et mieux sécurisée
« Répondre aux nouvelles exigences de GDPR implique de gérer l’information au départ d’une base de données centralisée, comme le permet Gesper depuis toujours. A partir de là, on peut garantir une mise à jour synchronisée de l’information, l’établissement de processus de traitement automatisés, une sécurisation avancée de l’information », poursuit Pascal Robert. L’outil GDPR Dashboard permet une meilleure gestion des données et enregistre aussi l’ensemble des logs relatifs à l’utilisation de celles-ci. Une utilisation non conforme peut donner lieu à des alertes. « On s’assure de cette manière d’une maîtrise efficiente de l’information et l’on peut mieux répondre aux exigences de l’autorité de contrôle », conclut Pascal Robert.
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