Seezam : gagnez du temps et de l’argent grâce à la distribution digitale de la fiche de salaire
La fonction RH se digitalise. Dans ce contexte, le papier est en voie de disparition. Aujourd’hui, la fiche de salaire apparait encore souvent comme le dernier vestige du papier au cœur de l’entreprise. « C’est en outre un vestige qui coûte cher. Le matériel d’impression, l’encre, le papier, le timbre, le temps nécessaire à la mise sous pli… On évalue le coût de distribution d’une fiche de salaire sur papier à un montant annuel situé entre 30 et 35 euros », explique Pierre Van Wambeke.
La digitalisation de la fiche de salaire source d’économies
Grâce à la solution de digitale proposée par Seezam, le coût de distribution variera entre 18 et 30 euros par an et par employé, en fonction du nombre d’utilisateurs. L’optimisation des frais n’est cependant pas le seul avantage dont on profite grâce à la digitalisation de ce service RH. « Avec les solutions d’automatisation, on peut gagner beaucoup de temps. Pour le responsable RH, le temps gagné peut surtout être mis à profit pour remplir d’autres fonctions créatrices de valeur pour l’entreprise, poursuit Pierre Van Wambeke. Toutefois, la digitalisation de la fiche de salaire, qui contient des données particulièrement sensibles, ainsi que sa distribution doivent répondre à des exigences réglementaires dans le but de garantir la confidentialité du document. »
Les impératifs légaux de la distribution digitale de la fiche de salaire
En la matière, il faut tenir compte de quatre impératifs. La fiche de paie doit être mise à disposition dans un format pérenne. L’employé doit pouvoir y accéder facilement. L’employeur doit pouvoir prouver qu’elle a bien été délivrée. Enfin, la confidentialité du document doit être garantie.
« Aujourd’hui, plusieurs pratiques coexistent pour effectuer cette distribution digitale de la fiche de salaire au sein de nombreuses entreprises, précise le CEO. Ces pratiques présentent souvent des défauts. Par exemple, la mise à disposition sur l’intranet de l’entreprise présente des problèmes de confidentialité et d’accès. » La limitation du périmètre d’accès à l’information, et notamment aux fiches de salaires, est difficile à garantir. D’autre part, les documents demeurant sur un service interne risquent de ne plus être accessibles pour l’employé dès que celui-ci quitte l’entreprise. « D’autres acteurs choisissent d’envoyer les fiches de paie par courriel, poursuit-il. Or, dans beaucoup d’entreprises, la question de la confidentialité des e-mails peut-être posée. » Le problème d’accès, si l’employé quitte l’entreprise, se pose aussi. De plus, on ne peut garantir la réception par le destinataire. « J’ai été confronté à des cas où les fiches de paie étaient envoyées sur une boîte mail accessible à d’autres personnes que le destinataire, avec les complications que cela peut comporter, notamment dans des cas de séparation tendue », confirme Pierre Van Wambeke.
Une solution sécurisée pour la distribution des fiches de salaire
Le coffre-fort numérique SeeZam permet de répondre à ces enjeux. C’est un réceptacle de documents auquel seul le destinataire a accès, après une étape d’authentification forte. « Une fois qu’un document est déposé dans le coffre, personne d’autre ne peut y accéder en dehors de son titulaire, précise le partenaire de Microtis. L’utilisateur est simplement prévenu par un mail qui notifie un dépôt. Le coffre est mis à disposition par l’employeur, mais il appartient à l’employé. Le service est souscrit à l’année, renouvelable. » Si la relation contractuelle devait cesser à un moment donné, l’utilisateur serait invité en temps voulu par nos services à récupérer ses documents ou à prolonger l’abonnement au service. S’il change d’entreprise, il n’aura qu’à donner une autorisation de dépôt à son nouvel employeur qui reprendra le financement du coffre à son actif. « On peut garantir, avec un haut niveau de cryptage des documents, une confidentialité extrême. Au final, l’ensemble des documents est stocké et accessible en un point central,ajoute Pierre Van Wambeke. L’utilisateur peut aussi décider d’y placer d’autres informations numériques, comme des mots de passe, des photos de bijoux, des copies de passeport, qui pourraient lui être utiles. »
Le partenariat Microtis-SeeZam permet, une fois les fiches de paie établies via Gesper Salaires, leur distribution automatique à travers les coffre-forts virtuels. Pour les responsables RH, cela représente des gains de temps et d’efficacité importants.
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