Unified Post : le digital facilite la gestion et la distribution de la fiche de paie

La digitalisation de la fonction RH implique une gestion plus efficiente des flux d’information. La gestion et la distribution des informations relatives aux salaires auprès de chaque employé est l’une des démarches les plus fastidieuses auxquelles doivent s’atteler tous les mois les responsables des ressources humaines. «Afin de simplifier la vie de ces collaborateurs, un des enjeux est de les décharger d’une partie de leur travail administratif pour leur permettre de se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée pour l’entreprise», commente Alain Dujardin, Country Manager d’UnifiedPost Luxembourg. Cette société belge a développé une plateforme de dématérialisation des documents adossée à un service de distribution. Au Grand-Duché, où elle est présente depuis 2004, elle s’est notamment rapprochée de Microtis, acteur spécialisé dans la digitalisation de la gestion RH, pour faciliter la distribution des fiches de salaire.

Dématérialisation et distribution

«Dans beaucoup d’entreprises, la diffusion des documents liés à la paie implique encore d’imprimer les fiches, de les mettre sous pli et de les envoyer par la poste ou de les remettre en main propre à chaque employé, poursuit Alain Dujardin. Quand on a dix salariés, c’est déjà une contrainte, alors quand ils sont 200 ou encore 500, cela représente un coût considérable», poursuit Alain Dujardin. «Or, des experts en gestion des ressources humaines ont certainement mieux à faire pour soutenir le développement de l’entreprise que de mettre des fiches de salaire sous pli», ajoute Sébastien Bos, Sales & Business Development Manager au sein d’UnifiedPost Luxembourg.

Quand beaucoup de sociétés souhaitent en effet envoyer les documents relatifs à la paie par voie électronique, il n’est pas rare qu’il faille continuer à les distribuer sur un support imprimé à quelques collaborateurs qui en expriment le souhait.

«Notre plateforme réceptionne les documents administratifs envoyés par nos clients et les informations utiles à leur distribution. À travers elle, chaque fiche de salaire va, d’une part, être archivée durant le temps prévu par la loi et, d’autre part, être transmise à son destinataire selon le format qu’il privilégie», assure Sébastien Bos. Autrement dit, si c’est le souhait du collaborateur, le document va être re-matérialisé, mis sous pli et envoyé à son destinataire par voie postale. «Pour les envois électroniques, UnifiedPost met à la disposition de chaque salarié un espace sécurisé, réel coffre-fort électronique qui lui appartient et auquel lui seul a accès. Une fois le document déposé dans son coffre-fort, le salarié est notifié par e-mail.»

Conformité garantie

Le salarié accède à ses documents, fiches de salaire ou encore contrat, pendant une période de dix ans, soit la durée légale de conservation. «À travers ce service, l’entreprise peut réaliser des économies en temps et en argent. Elle paie un prix unitaire par document envoyé et archivé, auquel peut éventuellement s’ajouter le tarif de l’affranchissement, négocié par nos soins, en cas de distribution postale. Le gestionnaire RH voit sa vie considérablement simplifiée puisque délestée de toutes les contraintes relatives à la distribution de ces documents», ajoute Alain Dujardin.

La donnée salariale est évidemment sensible. UnifiedPost, avec la volonté de garantir la confidentialité de tous les documents qui lui sont confiés, fait régulièrement auditer son processus et la sécurité des données. La société, qui gère près d’un million de documents sensibles par jour, dont 40.000 fiches de salaire par mois au Luxembourg, répond à la norme ISAE 3402/2 ainsi qu’à toutes les nouvelles exigences définies par GDPR en matière de protection des données personnelles.

Digitaliser au-delà du calcul de la paie

Le service UnifiedPost peut être mis en œuvre avec Gesper, la solution de calcul de paie de Microtis. Elle s’inscrit dans la continuité du processus de digitalisation en y incluant la distribution des documents. Le gestionnaire des ressources humaines n’a plus qu’à vérifier la validité de l’information et, en un clic, procéder à l’envoi unique  vers la plateforme UnifiedPost. «En outre, avec notre plateforme, l’employeur ne doit plus se soucier des problématiques de changement d’adresse e-mail pour l’envoi par exemple. C’est l’utilisateur lui-même qui procède à ces changements à travers l’interface d’administration. L’utilisateur gère son compte et son profil comme il l’entend», précise Alain Dujardin.