Namur est une enseigne bien connue au Luxembourg. Comptant plus de 175 salariés (et plus de 200 à certaines périodes clés), l’entreprise concocte tout au long de l’année des menus traiteur qu’elle sert lors d’évènements ou à des clients de ses sept magasins/restaurants répartis sur le territoire. C’est en 2018 que Suzanne Otto a rejoint l’entreprise en tant que responsable RH, avec pour mission de mettre en place un cadre robuste pour la gestion des équipes, en phase avec les besoins de l’entreprise. «Jusqu’à mon arrivée, la gestion du personnel était effectuée par les dirigeants, agissant en bons pères de famille. La volonté a été de mieux structurer l’approche, en mettant en œuvre un cadre clair pour chacun afin de mieux accompagner le développement de l’entreprise, explique Suzanne Otto. La gestion des ressources humaines, à l’époque, s’appuyait encore essentiellement sur des documents “papier” et impliquait beaucoup de manipulations. Un des premiers défis a été de dématérialiser tous ces documents.»
Du temps gagné… et de l’argent
Suzanne Otto, avec le soutien des dirigeants de Namur, a alors engagé une démarche de transformation digitale de la fonction RH. Progressivement, la gestion du personnel, mieux maîtrisée, a gagné en efficience. «En 2020, nous avons décidé de franchir un cap supplémentaire en reprenant en interne la gestion des salaires. Dans cette optique, nous nous sommes approchés de Microtis afin de déployer sa solution de calcul et de gestion des salaires Gesper», explique la responsable RH. Si le choix de réinternaliser la gestion des salaires peut surprendre, pour Suzanne Otto elle se justifiait pleinement. La solution Gesper Salaires, en parallèle avec le module Gesper Personnel, a, en effet, permis de réduire les manipulations de données et d’éviter des échanges multiples entre la fiduciaire, qui se chargeait du calcul des salaires, et l’entreprise. La démarche permettait en outre des gains économiques liés au recours à un prestataire extérieur. «L’investissement lié à l’adoption de la solution Gesper Salaires a été rentabilisé sur environ quatre mois de temps, commente Suzanne Otto. L’outil permet en outre de gagner beaucoup de temps et ouvre de nouvelles perspectives en matière de digitalisation des processus RH.»
Une gestion de l’information facilitée
Au sein de Namur, deux personnes sont attachées à la gestion administrative et RH. Pour une entreprise de cette envergure, c’est une équipe relativement restreinte. L’enjeu, dès lors, est d’optimiser le temps de travail de ces deux employés. «Dans cette optique, le numérique, et plus particulièrement la solution Gesper, nous aide considérablement, explique la responsable. Le système d’information RH de Microtis, d’abord, s’appuie sur une base de données centralisée et sécurisée. Il n’est plus nécessaire de recourir à une multitude de tableurs Excel pour opérer le suivi administratif du personnel. Les données, liées par exemple aux présences, aux absences, aux heures supplémentaires, aux congés…, sont enregistrées en un seul endroit. Si tout est bien encodé au départ, le calcul du salaire est ensuite automatisé. Cela a un côté magique.»
Être plus proche des collaborateurs
"On fait moins de travail administratif et plus de fond"
Cette transformation a permis à l’équipe en charge des salaires de gagner un temps précieux. «Quand les salaires nous occupaient pendant une semaine chaque mois, désormais nous pouvons effectuer ces opérations en deux jours. Nous pouvons aussi calculer les salaires plus tardivement dans le mois, afin d’intégrer les données les plus récentes et éviter d’avoir à effectuer des régularisations lors du calcul suivant, explique Suzanne Otto. Tout ce temps gagné, principalement, nous permet d’aller plus régulièrement à la rencontre des équipes, d’être dans l’accompagnement, de mettre en place un plan de formation… On fait moins de travail administratif et plus de fond, explique la responsable RH. Cela contribue à l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs et à leur fidélisation.»
En s’appuyant sur Microtis, Namur entend poursuivre la digitalisation de la fonction RH qu’elle a entamée. Une des prochaines étapes réside dans la dématérialisation de la fiche de salaire et sa distribution au moyen d’un coffre-fort numérique. «L’outil de Microtis est complet et modulable, en fonction des besoins de l’entreprise. Nous allons prendre le temps de l’explorer au regard des enjeux de l’entreprise, afin de continuer à offrir un meilleur service à nos collaborateurs autant qu’aux dirigeants», conclut Suzanne Otto.