Dussmann : la digitalisation RH pour mieux croître

Dussmann, actuel sixième employeur le plus important du pays, a vu son nombre de collaborateurs passer de quelque 1600 personnes en l’an 2000 à près de 4000 aujourd’hui. L’activité du groupe s’organise en quatre entités de service : services en nettoyage et entretien de bâtiments, en catering et restauration de collectivités, en blanchisserie industrielle et en sécurité ; gardiennage, patrouilles et centrales d'alarmes. La gestion de l’ensemble est intégrée. « Dans le cadre de notre développement, la digitalisation de la gestion des ressources humaines et plus largement de toutes les fonctions administratives est intervenue très tôt, explique Tun Di Bari, Directeur administratif, légal et ressources humaines de Dussmann. En permanence, nous cherchons les meilleures solutions pour gérer les aspects administratifs de la manière la plus efficace possible. L’automatisation doit notamment nous permettre de croître, de traiter un volume de dossiers grandissant, sans multiplier les besoins humains liés à leur gestion. »

Gérer les salaires plus rapidement avec moins de ressources

Dès 2002, le groupe fait le choix d’une nouvelle solution informatique pour la gestion des salaires et se tourne vers Microtis. « La société nous accompagne depuis de longues années et a souvent fait évoluer son logiciel, qui s’étend désormais à bien d’autres fonctions RH que la paie, sur base de nos besoins particuliers», poursuit Tun Di Bari. 

A l’époque, le défi résidait dans la mise en œuvre d’une gestion plus efficace des salaires d’employés soumis à des conventions collectives différentes, avec l’exigence d’une intégration optimale de l’information avec la comptabilité analytique. « Dans une entreprise comme la nôtre, les salaires dépendent du nombre d’heures prestées par client. Il faut donc encoder le pointage de chaque salarié sur les différents sites de notre clientèle, puis procéder à des contrôles, avant de les valider pour pouvoir établir la fiche de salaire, décrit le directeur. A l’époque, on pointait uniquement sur un carnet et une personne devait tout encoder manuellement. Avec Microtis, nous avons pu mettre en place une solution de digitalisation de l’encodage des heures prestées par notre personnel via la numérisation de fiches de pointage, avec injection automatique de l’information dans le système. Le tout permettant une simplification de traitement. » 

Apporter de la cohérence et fluidifier l’échange d’information

Cette recherche d’efficacité permanente soutient la croissance continue de Dussmann. Depuis le début des années 2000, des solutions ont été mises en place et ont beaucoup évolué. Ce ne sont désormais plus les collaborateurs du bureau du personnel qui scannent les fiches de pointage, mais les managers d’équipe qui encodent directement les heures prestées dans le système. « Les outils digitaux apportent plus de cohérence et une fluidification accrue dans les échanges d’information. Ils réduisent les risques d’erreur et garantissent une plus grande traçabilité», précise Tun Di Bari. Au-delà de ces avantages, les gains économiques sont évidents. En 2002, le bureau du personnel comptait cinq personnes. Si le groupe a depuis lors plus que doublé, les personnes en charge de la gestion des ressources ne sont ajourd’hui que huit et assument des missions plus étendues qu’à l’époque. Quatre personnes sont occupées, entre autres, à la gestion des salaires, deux aux procédures d’embauche et à l’établissement des avenants, tandis que deux autres s’occupent des obligations légales et fiscales, dont le traitement des quelque 800 certificats de maladie mensuels. Le département compte encore une assistante de direction en charge de la gestion des approches juridiques des problématiques RH.

Un enjeu de fidélisation du personnel

« Avec les outils digitaux mis en œuvre en collaboration avec Microtis, nous avons pu consolider la base de données du personnel pour faciliter grandement la mission des agents attachés aux fonctions RH. On gagne en rapidité. Quand, par le passé, sans digitalisation, un délai de quinze jours était nécessaire au traitement des fiches, au contrôle des pointages et au versement des salaires, désormais, tout peut être réalisé en cinq à six jours ouvrables. Cela permet à notre service RH d'avoir plus de temps à consacrer aux différentes demandes de notre personnel. Pour la fidélisation des collaborateurs, c’est un élément essentiel », assure Tun Di Bari. Le directeur des ressources humaines précise encore que la digitalisation a permis aux membres du bureau de personnel de retrouver du temps, pour effectuer des tâches essentielles au bon déroulement du service RH telles que les remboursements maladie, et la production de divers rapports d’analyse, en plus de la gestion des relations et des obligations de droit fiscal et socio-légal au Luxembourg. 

Numériser les dossiers du personnel pour gagner en réactivité

« Nous sommes également en train de poursuivre un chantier de numérisation de tous les dossiers du personnel. Avec lui, les gestionnaires des ressources humaines disposent directement sur leur écran de toutes les informations dont ils ont besoin, de l’historique de chaque collaborateur année après année. Pour le traitement des dossiers, cela représente encore une fois un gain de temps considérable. Plus besoin d’effectuer de fastidieuses recherches dans des dossiers papiers pour effectuer une vérification ou répondre à une requête. Vous n’imaginez pas le nombre des appels téléphonique que l’on reçoit chaque jour, ne fut-ce que pour une simple demande d’information, poursuit le directeur. En outre, la base de données consolidée permet aussi une protection renforcée des données personnelles. »

Le CV est dépassé. Le recrutement doit se digitaliser

En matière de digitalisation de la gestion RH, Dussmann n’entend pas s’arrêter en si bon chemin. Les prochains projets IT auront trait à la digitalisation du recrutement afin de faciliter la gestion des nombreuses candidatures reçues, en recueillant les informations dont l’entreprise a besoin en priorité. « Lors d’un recrutement, il y a des éléments dont je veux avoir connaissance directement. Le CV traditionnel est dépassé. On perd trop de temps à les parcourir pour espérer y trouver les quelques informations qui nous sont vraiment utiles.  Une interface numérique permettant de guider le candidat à travers notre propre canevas et quelques questions précises et spécifiques à nos métiers, devrait nous faire gagner en efficacité. Au-delà de permettre une meilleure sélection vis-à-vis de nos besoins, les données recueillies au départ pourraient aussi être directement utilisées dans la préparation du contrat », explique Tun Di Bari.