Sunflower Montessori Crèche : une RH digitale pour plus de lien

Une histoire familiale qui grandit

Sunflower Montessori Crèche a fêté ses 18 ans le 1er novembre. Celle qui était à l'orignine une petite structure familiale s'est développée progressivement pour aujourd’hui compter cinq lieux d'accueil : quatre crèches et un foyer de jour, en plus du siège administratif. L’entreprise compte désormais 125 collaborateurs, pour la plupart membres de l’équipe encadrante.  «Nous avons une capacité d’accueil totale de 424 enfants, répartis entre 354 places en temps plein et 70 en après-scolaire », précise Zaïra Penders. « En outre, nous sommes en plein développement. Une nouvelle infrastructure d’accueil devrait ouvrir à Hamm en 2020 et une autre à Capellen d’ici fin 2019 ». Malgré tout, l'organisation veut conserver le caractère familial qui a fait son succès.

Cet aspect familial, on le retrouve dans la stucture même de Sunflower, pilotée par un comité de trois directeurs. Mais jusqu'en 2018, l'organisation en plein développement ne comptait pas de département RH. Zaïra Penders a rejoint l’entreprise avec pour mission d’accompagner la gestion des ressources humaines dans la perspective de ce développement, parce que tout devenait trop complexe à gérer. « À mon arrivée », se souvient la responsable, « j’ai constaté que tout le travail administratif RH était encore réalisé au départ de documents "papier" et d’une multitude de fichiers Excel ». Dans ces conditions, accompagner efficacement la gestion des ressources humaines tout en répondant aux nouvelles exigences établies par GDPR était un tâche presque impossible. Une des premières décisions a dès lors été de se doter d'un outil RH performant afin de mieux appréhender la donnée et d'assurer un meilleur suivi de chaque collaborateur.

Des défis RH particuliers

Les premiers outils mis en place avec Microtis sont Gesper Personnel et son module Gesper Formation. Ces logiciels ont permis un gain de temps important : toute l’information est désormais gérée au départ d’une base de données centrale. « Par le passé, quand une donnée devait être modifiée, il fallait mettre à jour toute une série de fichiers », rappelle Zaïra Penders. « Désormais, chaque collaborateur peut renseigner ou modifier lui-même une partie des informations le concernant, via le portail RH MyGesper. La donnée mise à jour est automatiquement prise en compte pour l’ensemble des processus RH mis en place ».

Un autre avantage significatif de la digitalisation des RH de l'entreprise Sunflower est le respect des exigences légales. L'accueil de la petite enfance est un secteur très réglementé, avec des exigences précises sur les qualifications requises, sur le ratio de personnel qualifié pour encadrer les enfants ou encore sur le volume d’heures de formation que doivent suivre chaque membre du personnel.

Fonction RH de proximité

Le temps gagné au niveau du travail administratif permet à l'équipe RH de rester plus proche du personnel de terrain. Selon Zaïra Penders, « c’est un élément important pour fidéliser le personnel. Dans ce secteur, il n'est pas évident de trouver les collaborateurs avec les compétences requises. Si on est accaparé par le travail administratif, dans un bureau distant des infrastructures d’accueil, maintenir le lien s’avère compliqué ». Un outil RH performant permet aux reponsables RH de passer plus de temps au plus près des équipes. En outre, grâce à un hébergement sécurisé dans le cloud, les outils et données sont accessibles où que l’on se trouve, ce qui est essentiel dans le cadre d'une organisation aux multiples implantations.

Soutien au pilotage

Les solutions de gestion RH mises en place, en nous fournissant des indicateurs et en permettant de sortir des rapports, permettent de mieux visualiser ce qui se passe au sein des équipes, avec objectivité. « On peut par exemple évaluer l’évolution de l’absentéisme, le niveau de qualification ou l’ancienneté des collaborateurs au sein d’une équipe », explique Zaïra Penders. « Cela nous permet d’être un vrai partenaire de la gestion de l’entreprise et de son développement ». Ces outils permettent aussi de mieux anticiper les échéances à venir, pour mieux envisager les défis en termes de remplacement du personnel et de recrutement, tout en veillant à maintenir une véritable culture d’entreprise. Et la responsable de conclure : « Notre force tient aussi à l’expérience de nos équipes autour de notre projet pédagogique. Il faut que le savoir-faire puisse se transmettre, en favorisant la diversité au sein des équipes. C’est un enjeu clé de planification auquels un outil RH performant nous aide à répondre ».